ЭДО: входящие УПД и УКД от поставщиков

Раздел «ЭДО (входящие)»: как загрузить УПД из XML-файла, сопоставить позиции, оприходовать товар, сверить коды маркировки и, когда подключён Диадок, ответить поставщику.

Меню → группа «Склад» → «ЭДО (входящие)». Здесь собраны электронные накладные ваших поставщиков: УПД (универсальный передаточный документ) и УКД (корректировочный). Документ можно разобрать по позициям, оприходовать на склад и, если подключён Диадок, подписать ответ поставщику — всё в одном месте, без бумаги и без ручного ввода накладной.

Кому это нужно

Тем, у кого поставщики присылают товар с электронными документами. Для части маркированных товаров (например, молочной продукции и упакованной воды) приёмка по УПД через ЭДО входит в правила работы с «Честным ЗНАКом» — подробности в статье «Честный ЗНАК в кабинете». Что именно обязательно для вашего заведения, уточняйте у поставщика и в «Честном ЗНАКе»: мы показываем документы и помогаем с их разбором, но юридических гарантий не даём.

Кто что может

• Раздел видят владелец и сотрудники, у которых в роли включён раздел «Склад». В режиме «Витрина» группы «Склад» нет.
• Подключать и отключать ЭДО может только владелец.
• Отвечать поставщику и подписывать может владелец или сотрудник с правом «Проводить документы» (раздел «Документы склада»).
• Создавать товар из строки документа может сотрудник с правом «Создавать товары».

Вкладки

Как загрузить УПД из файла

1. Попросите у поставщика (или скачайте у своего оператора ЭДО) файл документа в формате XML — обычно он называется вроде «ON_NSCHFDOPPR_….xml».
2. Откройте вкладку «Загрузить из файла» (или кнопку «Загрузить УПД из файла» справа вверху).
3. Нажмите «Выбрать файлы» или перетащите файлы в область «или перетащите файлы сюда». Можно сразу несколько.
4. Для каждого файла появится строка: «загружен» (с номером, поставщиком, суммой и числом позиций — и ссылкой «Открыть»), «уже есть» (этот документ загружали раньше) или «ошибка» с причиной.

Подходит файл в формате ФНС: УПД версий 5.01, 5.02 и 5.03, УКД версий 5.01 и 5.02, кодировка windows-1251 или UTF-8, размером до 30 МБ. Один и тот же документ дважды не загрузится. Ошибочно загруженный документ из файла можно удалить кнопкой «Удалить» (пока по нему нет прихода) и загрузить заново.

Что делать с документом

Нажмите на строку в списке — откроется карточка: поставщик (ИНН, КПП), итоги «Без НДС», «НДС», «Итого с НДС», число позиций и кодов маркировки, таблица позиций.

1. Сопоставьте позиции с товарами. У каждой строки в колонке «Товар в каталоге» — найденный товар или «не сопоставлено». Кнопка «Подобрать автоматически» ищет по штрихкоду, артикулу и названию. Вручную: «Сопоставить» → «Найти в каталоге и на складе» → выберите товар. Поле «Сколько единиц товара в единице поставщика» нужно, если поставщик продаёт упаковками (например, «по 12»), а вы ведёте штуки — впишите 12. Галочка «Запомнить для этого поставщика» избавит от повторной работы в следующих накладных. Если товара нет — «Создать товар из строки» (цену можно оставить пустой — тогда товар создастся скрытым). Строку, которую не нужно приходовать, можно «Пропустить» (и потом «Вернуть»). Услуги, работы и имущественные права на склад не приходуются: такие строки по умолчанию пропущены. Если единицы в документе и у товара различаются, у сопоставления появится метка «проверьте коэффициент» — проверьте его и нажмите «Подтвердить ×N» (N — коэффициент) или измените сопоставление; пока такие строки не подтверждены, оприходовать нельзя.
2. Оприходуйте. Кнопка «Оприходовать» → выберите склад и закупочную цену: «с НДС (упрощённая система)» или «без НДС (общая система, НДС к вычету)». Галочка «Сразу провести (остатки изменятся)»; если её снять — приход сохранится черновиком, его можно открыть в разделе «Документы». Если у вас нет права проводить документы, приход тоже сохранится черновиком. В окне видны суммы «по УПД» и «по приходу» и предупреждения (например, про единицы). Цены в приходе округляются до копеек; если из-за этого сумма прихода расходится с УПД, появится галочка «Принимаю разницу из-за округления цены до копейки» — без неё оприходовать нельзя.
3. Сверьте коды маркировки, если они есть в документе: кнопка «Сверить коды (N/M)». Сканируйте коды товара, который реально приехал — сканер сам нажмёт Enter; можно вставить список кодов («Проверить список»). Вы увидите «Всего в документе», «найдено», «не нашлось», «лишних». Кнопка «Сбросить сверку» стирает отметки. Коды уходят в раздел «Честный ЗНАК» в момент приёмки: у документа, загруженного из файла, — когда вы подтверждаете приход (даже если он сохранён черновиком); у документа из Диадока — когда вы принимаете его или принимаете с расхождениями. Передаются только коды принятых строк, а если вы сверяли сканом — только отсканированные.
4. Распечатайте документ кнопкой «Печать», если нужно.

Колонка «Принято фактически» появляется у документов из Диадока, которые ещё ждут вашего ответа: впишите, сколько пришло на самом деле, если не совпадает с документом.

УКД

Корректировочный документ показывает, что изменилось: в колонке «Было → стало» — прежнее и новое количество и разница. У УКД есть ссылка на исходный документ («Корректирует: …»), а у исходного — список его корректировок. Кнопки «Оприходовать» у УКД нет: если нужно поправить приход, сделайте это документом склада.

Диадок: как подключить

Когда площадка настроила интеграцию, на вкладке «Подключение» появится кнопка. Подключать может только владелец.

1. Нажмите «Подключить Диадок» — откроется страница входа Контура. Мы получаем доступ только к документам вашего ящика, пароль не видим; доступ можно отозвать в любой момент.
2. После входа вы вернётесь в кабинет. В блоке «Какой ящик подключить» выберите «Организация и ящик» и период в поле «Забрать документы за последние» (7 дней, 30 дней, 90 дней, год). Нажмите «Подключить ящик».
3. В блоке «Подписант» заполните «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Должность» — эти данные попадут в титул покупателя и должны совпадать с владельцем сертификата подписи. Выберите «Основной способ подписи» («Облачная (телефон)» или «В браузере (КриптоПро)»), для облачной — «Облачный сертификат» («Сертификат без носителя» или «Госключ»); для Госключа нужен «СНИЛС (для Госключа)». Поле «Отпечаток сертификата» необязательное. Нажмите «Сохранить».

Дальше новые документы забираются у оператора раз в минуту; кнопка «Обновить» запрашивает их сразу. Статус подключения: «Подключено», «Нужно выбрать ящик» или «Требуется вход» (тогда нажмите «Войти заново»). Кнопка «Отключить» останавливает загрузку новых документов, уже загруженные остаются. Если в Диадоке закончилась подписка на API, раздел так и напишет — продлевается она у Контура.

Ответ поставщику

Для документа из Диадока в статусе «Новый» или «Требует подписи» в карточке есть кнопки:

• «Принять» — без расхождений;
• «Принять с расхождениями» — по данным из колонки «Принято фактически». Поставщику уходит только код «принято с расхождениями»; описание расхождений и количества остаются у нас, поэтому сообщите их поставщику отдельно (письмом или в Диадоке);
• «Отказать в подписи» — обязательно укажите причину, её увидит поставщик;
• «Уточнение» — уведомление об уточнении, тоже с причиной.

В окне выберите, чем подписать: «Облачная подпись (подтверждение на телефоне)» или «Подпись в браузере (КриптоПро)»; третий путь — ссылка «Подписать в Диадоке». Подпись — ваша электронная подпись (УКЭП) или машиночитаемая доверенность; площадка за вас не подписывает. Для облачной подписи откройте приложение оператора на телефоне и подтвердите — окно ожидания можно свернуть, статус обновится сам. Про подпись в браузере — отдельная статья.

Если в документе есть коды маркировки, а вы их не сверили (или они не совпали с фактом), перед подписью появится предупреждение: можно вернуться к сверке или осознанно нажать «Всё равно подписать». Подпись УПД переводит коды вам — лишнее или недостающее лучше увидеть до неё.

Несколько документов подряд: отметьте галочками и нажмите «Принять и подписать выбранные» — до 20 документов, подтверждение на телефоне одно на всю пачку. Документы с кодами маркировки сначала сверьте сканом.

Чего нет и ограничения

• Только входящие документы. Исходящие УПД, счета-фактуры и документы от вашего имени поставщикам здесь не оформляются.
• Только Диадок. Других операторов ЭДО нет; их документы можно загрузить как XML-файл.
• Документ, загруженный из файла, подписать и ответить поставщику из кабинета нельзя — ответ отправляется у вашего оператора ЭДО. Приход и сверка кодов работают.
• Загрузка принимает только XML в формате ФНС; PDF и сканы не разбираются.
• Если документ из Диадока не удалось разобрать, у него статус «Ошибка разбора»: остальные документы поступают как обычно, а этот откройте и подпишите в Диадоке по ссылке «Подписать в Диадоке».
• До подключения интеграции площадкой работает только загрузка из файла.

См. также: Приход товара, Честный ЗНАК в кабинете, Права сотрудников.